ארגון ויחסי ציבור 

מאת: יעל לוטן, בעלים חברת לוטן תדמיות

עבודת יחסי הציבור, כמו כל עבודה, מתאפיינת בהרבה תקשורות יוצאות ונכנסות,
נושאים שונים שעולים ויורדים על סדר היום במהירות, עבודה עם גורמים חיצוניים רבים ותשומת לב לפרטים הכי קטנים שיכולים להיות בעלי משמעות גדולה לעסק וללקוח.

 

היכולת לשמור על סדר וארגון יקבעו אם המשרד יגדל וישגשג או יעלם במהרה ממפת יחסי הציבור.
כאשר מדברים על סדר וארגון ביחסי ציבור יש להתייחס לכמה נושאים מרכזיים:

ארגון המשרד
המשרד משדר את התדמית ואופי הארגון. כך למשל משרד מלוכלך לא יוכל לדאוג בצורה אפקטיבית ללקוחותיו.
לעומת זאת משרד שבו ברור לכל אחד מה היא סביבת העבודה שלו, ודואגים שהסביבה שלו תהיה מסודרת ונקייה הוא משרד שמוכן לטפל בכל נושא שעשוי לעלות.
משרד יחסי ציבור אם כן הינו משרד הנותן שירות וככזה יש לדאוג שיהיה ייצוגי.

הגדרת תפקידים ברורה
יש להגדיר בצורה ברורה מהו התפקיד ותחומי האחריות של כל אחד. צוות יעיל שירותי ויצרני הוא צוות שיודע את תפקידו.
על כל אחד לדעת מה הוא תפקידו ותחומי האחריות שלו ומה המוצר הסופי שמצופה ממנו להשיג. זאת הדרך הבטוחה לדאוג שדברים לא יפלו בין הכיסאות ושהשירות הניתן יהיה מקצועי ואיכותי.

מיילינג ליסט: כלל קווי התקשורת של המשרד
המיילינג ליסט של משרד הם סך קווי התקשורת עם סך אנשי הקשר של החברה שנבנו במהלך השנים. על הרשימה  לכלול את כל הקשרים של החברה כמו: לקוחות – עבר, הווה ועתיד, ספקים, עובדי חברה, אח”מים ועוד… ניהול נכון של הקשרים יביאו עמם לקוחות חדשים, שיתופי פעולה מועילים ואנשי קשר נוספים שירצו להיות חלק מההצלחה של המשרד.

תיק לקוח
תיק לקוח הוא הבסיס לניהול יחסי הציבור של הלקוח בצורה מאורגנת, שיטתית ומקצועית.
לכל לקוח תיק משלו. רק בעזרת מבנה קבוע מאורגן ומוקפד ניתן לטפל במספר תיקים בו זמנית.
כל התיקים צריכים להיות מסודרים באותו אופן.

דוחות טיפול בלקוח
דוחות טיפול בלקוח עוקבים אחרי התקדמות הטיפול בתיק ונותנים תמונה מלאה לגבי העמידה ביעדים ויעדים שעדיין לא הושגו. את הדוחות יש לכתוב בצורה מסודרת, להעביר אותם ללקוח ולתייק אותם בתיק.
כדי שהדוח יהיה מלא עליו להכיל: יעדים שהושגו, יעדים שטרם הושגו, נושאים בטיפול, הערות מיוחדות (כולל תקשורת עם הלקוח), סיכומי פגישות.

סדר הוא המתכון להצלחה והימנעות מבלאגן גדול אשר יגרום להפסדים. לעולם לא יוכל ארגון להתנהל כאשר אין תמונת מצב מסודרת לגבי מיקומם של דברים ומצבם של הלקוחות.

Call Now Buttonלשאלות חייג