במיוחד ליום האישה הבינלאומי, יעל לוטן כותבת הפעם מניסיונה כמנהלת על שלושה סוגי התקשורת אותם חשוב לכל מנהלת לאמץ מול עובדיה ועל מספר סוגי תקשורת שממש כדאי לוותר עליהם
מאת: יעל לוטן, מנכ”לית “לוטן תדמיות”
על כל מנהלת שרוצה לעבוד בצורה מסודרת ויעילה, חלה החובה לדאוג שקווי התקשורת שלה יהיו פתוחים ולוודא שלא כל נתון מיותר יגיע לטיפולה.
נורא קל לו לעובד להיות “ראש קטן” ולא לעשות דברים ללא אישור, כדי שאת כמנהלת תוכלי להיות בשליטה, אך ניסיוני המקצועי רב השנים כמנהלת לימד אותי כי לא זו צורת העבודה האופטימאלית. על כל עובד לקחת את מלוא האחריות לתחום עליו הוא מופקד ולדאוג שאת כמנהלת תהיי טרמינל לאישור של פעולות מוצלחות בלבד ולא לפתרון בעיות.
כאשר את נאלצת למצוא יותר פתרונות לבעיות מאשר לתת אישור לפעולות מוצלחות, אזי סביר להניח שאת מתנהלת בסיטואציה בה יש תחתייך עובד גרוע שלא לוקח אחריות או שהסיבה אינה טמונה בו בהכרח אלא פשוט בעובדה שקווי התקשורת שלך “מעורבלים”, מה שמוביל אותך להתעסק בדברים שוליים שלא אמורים להטריד אותך כלל.
מנהלת זקוקה למעשה לשלושה סוגים של תקשורות מהעובדים שלה:
1. מידע
2. מינויים ופיטורין של כוח אדם.
3. עניינים פיננסיים.
אך לפני שנדון בקווי התקשורת הרצויים, ישנם גם מס’ סוגי תקשורות אשר אותן המנהלת ממש לא צריכה על הקווים שלה והם:
דרישות להחלטות – כאשר עובד מבקש ממך להחליט, הדבר מעיד על חוסר אחריות. אנשים מעדיפים שהמנהלת תהיה זו שעושה את הטעויות ומנהלת בהחלט עלולה לעשות טעויות כאשר היא מתבקשת לקבל החלטות בעניינים המרוחקים מאזור הפעולה שלה, מכיוון ופעמים רבות אין בידיה מידע מספק לגבי התחום.
תגובות לא נאותות – תגובה לא נאותה היא על פי הגדרה, תגובה לא נחוצה להוראה. דבר זה יכול להגיע לדרגה מאוד חמורה, מכיוון שמקורן של תגובות אלו אינם באדם שעושה את עבודתו אלא באדם הנמצא תמיד בהתנגדות וימצא תמיד למה הוא לא יכול לבצע אותה.
דוגמא לכך יכולה להיות כאשר מנהלת מבקשת מעובד למכור עבורה מס’ חולצות כהוראה והיא זוכה למענה בסגנון: “קשה למכור את החולצות האלו” או “היינו צריכים למכור אותן אתמול”.
כמה פעמים קרה לך ששאלת עובד האם ביצע דבר מה ונתקלת בתשובה: “אני אטפל בכך”, כשכל מה שרצית לדעת זה שהדבר כבר בוצע. לדוגמא, קרה לך שביקשת מהמזכירה שלך שתקבע פגישה עם אדם מסוים וכאשר שאלת אותה אם ביצעה, קיבלת תשובה שהיא התקשרה וניסתה? כאן צריך לדעת לדרוש דיוק. אותך בתור מנהלת לא אמורה לעניין הדרך ולא למה דברים עדיין לא קרו, אלא רק דברים שנסגרו כבר ובוצעו.
לפעמים לוקח זמן להפנים שזו זכות גמורה לדרוש את ביצוען של פעולות ולא לבזבז זמן בלהאזין לסיפורים על הדרך לביצוע הפעולה…
תגובות “לא יכול” – לעיתים רחוקות בלבד מנהלת תיתן משימה שאותה לא ניתן לבצע. ברוב המקרים היא יודעת שההוראה היא ברת ביצוע, כיון שהיא התנסתה בכך בעצמה. משום כך, קבלה חוזרת ועקבית של תגובה בסגנון “לא ניתן לעשות זאת” משמעה למעשה “איני מוכן”. למדתי זאת בדרך הארוכה, כאשר אדם א’ בתפקיד, אשר אמר “לא יכול” באופן תדיר, הוחלף באדם ב’ אשר קיבל את אותן הוראות בדיוק אך מעולם לא אמר “לא יכול” ופשוט ביצע את העבודה.
כמנהלת, לפעמים את גם מקבלת דיווחים “מקושטים” וצריך וחשוב לעשות את ההבחנה: נתונים הם נתונים – הם אינם דעה או מחשבה על איך אולי אפשר לעשות דבר מה.
חסימת קווי התקשורת של מנהלת היא מעשה חמור מכיוון והתוצאה שלה כמעט אף פעם לא תאחר לבוא: מהר מאוד ייווצר צוואר בקבוק, שמקורו בחברי צוות אשר חוסמים למנהלת את הקווים על ידי הנחת מיני בעיות.
אם כך איך צריכים להיראות קווי תקשורת של מנהלת?
מידע: כאשר עובד בעסק עושה דבר מה בעל חשיבות, עליו תמיד ליידע אותך כמנהלת לאחר מעשה. זה לגמרי בסדר לנקוט פעולות במסגרת מטרתו הארגונית של העסק, אך זה ממש לא בסדר לשמור אותם בסוד.
בדומה, על המנהלת לספר לאנשים מה הן שאיפותיה ותכניותיה וכאשר היא עושה דבר מה בעל חשיבות כלשהי לאחרים, עליה לדאוג לומר זאת.
מינויים ופיטורין: העסקת אנשים ופיטורין מתפקידים שוליים במחלקה, צריכים תמיד להיות בכפוף לאישור, גם אם הם מתבצעים על ידי אנשים המאושרים לכך, לפחות לאחר מעשה. מינויים ופיטורין חשובים של אנשי מפתח לעומת זאת חייבים לקבל את אישורה של מנהלת בכירה טרם מעשה ויש לנקוט בפעולה זו רק מכוח סמכותה של המנהלת הבכירה.
ענייני כספים: מידע פיננסי עקבי וסמכותי לשינויים ולהוצאות הון הם מעניינה של המנהלת. תכנון פיננסי רגיל ופעולות שגרתיות, עדיף שיטופלו באופן מקומי על ידי אחראי הכספים בחברה, אך עניינים פיננסים רציניים או הוצאות הון רציניות הם בהחלט דברים שקורים רק תחת אישורה של מנהלת העסק כאמור.
אלו הם סוגי התקשורות שאת כמנהלת צריכה על הקווים שלך. כאשר בעיות של עובד כלשהו מגיעות אליך באופן שיטתי, זהו סימן מובהק לכך שמישהו לא מבצע את עבודתו נאמנה וכתוצאה את נאלצת להיכנס לתחום שלו.
את אמורה להיות בשליטה מלאה על כל הוצאה או הכנסה חריגה של כספים לעסק וחייב להיות בידייך כל המידע הדרוש כדי לדעת בכל רגע נתון מה קורה עם כל לקוח ולקוח ואלו פעולות ננקטו או אמורות להינקט עבורו. זו בפירוש אחריותך הבלעדית מצד אחד להיות בשליטה על העניינים ומן הצד שני לדאוג שלא ייכנסו אל תוך הקווים שלך עניינים מיותרים, אשר יגזלו ממך תשומת לב מיותרת שתגזול בתורה זמן מהבאת תועלת אמיתית לצמיחתו של העסק.
עסק מורכב מתפקידים מסוימים על מנת ליצור בו סדר ועל מנת שכל תחום יקבל את הטיפול המקצועי המקסימאלי. מנהלת צריכה להגיע למצב בו היא רק מאשרת דברים ולא מתעסקת בפיתרון בעיות. אז נכון שהיא המילה האחרונה, אבל לדעתי האישית והמקצועית, עדיף שהמילה האחרונה תהיה אישור על פעולה מוצלחת שבוצעה מאשר תיקון טעויות של עובד לא מיומן מספיק.
