תמיד יש סיבה למסיבה
אירועים הם אחד הכלים החשובים בעבודתו של כל איש יחסי הציבור, שכן המדובר במרכיב חשוב מאין כמותו בבניית מוניטין, תדמית, מיצוב ומיתוג. בשל כך, קיומם של אירועים הינו חלק בלתי נפרד מתכנית העבודה ומההערכות התדמיתית של כל חברה או ארגון
מאת: יעל לוטן, בעלים לוטן תדמיות
קיום אירועים הוא אחד האלמנטים הנחוצים ביותר עבור כל חברה אשר לה רעיון או מוצר אותו היא רוצה לקדם. אירוע תדמיתי הוא למעשה אירוע יצירתי, המפגיש קהל מטרה מסוים סביב נושא המקדם את מטרותיו התדמיתיות והשיווקיות של הלקוח. כל אירוע כזה נבנה בהתאם לקונספט ולתוכן המשרת את מטרות הלקוח.
כאשר אנו רוצים להפיק אירוע עם מקסימום פוטנציאל להצלחה, יש להתייחס למספר פרמטרים:
מטרות – הגדרת מטרות היא השלב הראשון בבניית אירוע. לכל אירוע יש את המטרות שלו כמו: מיתוג, מיצוב, ביסוס קשרי מדיה, הגברת מודעות, מכירות, יצירת קווי תקשורת חדשים וכמובן חשיפה.
קהל היעד – כל אירוע נושא אופי שונה, פונה לקהל שונה ובעל מטרות מגוונות הנגזרות מהאסטרטגיה התדמיתית של הארגון. לפני כל אירוע יש להגדיר את קהל היעד, בין אם הכוונה למדיה, ללקוחות, ללקוחות פוטנציאלים, לסלבס, לספקים, למפיצים, למובילי דעה או לעובדי הארגון.
קריאייטיב – הצלחת האירוע תלויה במידה רבה ברעיונות הקריאטיביים העומדים בבסיסו, כאשר רעיון קריאטיבי יכול לכלול הפתעה לאורחים או להוות חלק מהקונספט (הוא הרעיון המרכזי של האירוע). בכל מקרה, הקריאייטיב יהיה תמיד זה שלוקח את האירוע צעד אחד קדימה.
הזמנות – ההזמנה גם היא מהווה חלק מהתדמית ויחסי הציבור של כל אירוע. לכן, חשוב לשים לב ולהקפיד על עיצוב ההזמנה והנוסח שלה ולבדוק שהיא תואמת את התדמית הרצויה ואת ערכי המותג.
ישנם מספר סוגים של אירועי תדמית והם:
אירועי מדיה – אירוע המיועד לאנשי תקשורת ומכוון להשגת תשומת לב חיובית וכיסוי תקשורתי מהמדיה.
אירוע שיווקי – אירוע שמטרתו להגדיל את מחזור המכירות ופונה לקהלי מטרה מתאימים, למשל: השקת מוצר חדש, פתיחת תערוכה, השקת ספר, סרט או הצגה ועוד.
אירוע פנים ארגוני – מיועד לגיבוש וחיזוק רוח הארגון ולשיתוף העובדים בשינויים, הישגים, והחלטות שקורות בארגון.
אירוע חסות – מיועד לחיזוק המותג ותדמית הארגון. באירוע כזה נותן המותג חסות לתכנים של ארגונים אחרים.
אירועי אחריות חברתית – שיווק חברתי המיועד ליצור אהדה בקהילה לפעילויות של חברות עסקיות. אירועי קהילה מבססים שיתוף פעולה בין ציבורים רחבים בקהילה לבין מותגים.
מיקום ועיצוב האירוע יוגדרו מראש בהתאם לאסטרטגיה התדמיתית. את המקום יש למתג בהתאם למטרות. לכל אירוע יש אופי ויזואלי הנגזר מהתוכן והקריאייטיב. גם לוח זמנים עבור אירוע הוא גורם חשוב ביותר וזה נבנה מיום האירוע ועד לזמן הווה. כלומר בעת תכנון האירוע כדאי להתחיל מהסוף להתחלה ולפרק כל שלב בדרך.
אלמנט חשוב נוסף אותו יש לשקול בעת ההפקה הוא השימוש בתקשורת, המהווה את אחד הגורמים המרכזיים בהצלחת האירוע. לכל אירוע נבנית אסטרטגיה תקשורתית שמטרתה חשיפה חיובית מקסימאלית של האירוע. תכנית המדיה תבנה במקביל לקריאייטיב ולקונספט.
ועכשיו נגיע לעיקר – יתרונות האירוע:
תוצאה – התוצאות מידיות ונראות לעין.
מומחיות ומקצועיות – אירוע מקצועי משדר מסר של עוצמה. זוהי פעילות תדמיתית שבזכותה זוכה הארגון להערכה רבה מקהל היעד וליחסי ציבור טובים.
משוב מידי – האירוע מהווה הזדמנות למפגש אישי וישיר עם הקהל, דבר המאפשר לארגון לקבל משוב מידי ולהכיר טוב יותר את קהל היעד.
פלטפורמה עסקית – האירוע מספק פלטפורמה עסקית (networking) לקהילות שהארגון עומד במרכזן.
שיווק ממוקד – האירוע מאפשר לשלוח את המסר ולפנות באופן ישיר לקהל היעד המבוקש ללא בזבוז זמן ומשאבים על קהל יעד שאינו רלוונטי.
עלות – עלות ההשקעה לעומת פעילויות שיווק ופרסום אחרות היא נמוכה.
מטרתם העיקרית של אירועים היא חשיפה חיובית מול קהלי המטרה, הן העסקיים והן התקשורתיים וכאן למעשה טמון יתרון נוסף אותו ניתן לשקוף לשכות קיומם של אירועים, המאגדים כל קהל מטרה תחת קורת גג אחת ומאפשרים חשיפה ממוקדת ומקסימאלית.
